Организация бюджетирования

Как организовать бюджетирование

    Организация бюджетирования в компании и обеспечение его эффективного функционирования требует обеспечения ряда подготовительных работ.

    Рассмотрим главные группы работ для обеспечения бюджетирования в компании:

    • создание и согласование финансовой структуры компании;
    • работа над структурой генерального бюджета компании;
    • создание бюджетной политики компании;
    • создание распорядка бюджетирования.

    Финансовая структура компании

    Согласованные администрацией компании центры ответственности существующей организационной структуры управления компанией являются основой финансовой структуры управления.

    Рассмотрим в виде схемы, как осуществляется устройство формирования финансовой структуры управления компании:

    Рисунок 1. Финансовая структура управления компании

    В ходе данного механизма формирования финансовой структуры управления компании, существует три варианта создания финансовой структуры организации:

    • структура, идентичная организационной структуре управления компанией;
    • структура, имеющая несколько организационных объединенных элементов;
    • труктура, которая предусматривает разбивку на составляющие части элементов базовой организационной структуры управления.

    Существует ряд взаимосвязей и видов центров ответственности, которые возможно использовать при создании финансовой структуры компании. При наличии в компании одного вида деятельности, часть отделов компании можно обозначить как центры затрат, а другую часть как центры дохода. Таким образом, компания будет выглядеть как центр инвестиций или центр прибыли.

    Рассмотрим один из вариантов в виде схемы, как будет выглядеть структура центров ответственности:

    Рисунок 2. Структура центров ответственности (1 вариант)

    В случае же если в компании осуществляется три вида деятельности, два из них оформляются как центры маржинальной прибыли (ЦМП), а третий является центром затрат. Деятельность первого и второго центра осуществляют производственные и операционные отделы компании. Отдел продаж в свою очередь выделяет два сектора, которые являются центрами дохода.

    Рассмотрим, как это будет выглядеть в виде схемы:

    Рисунок 3. Структура центров ответственности (2 вариант)

    Пример 1

    Рассмотрим на примере устройство финансовой структуры управления компании, занимающейся легкой промышленностью. На данном предприятии есть центры прибыли и центры затрат. Центры прибыли выделяются на основе корпуса, в состав которого входит несколько цехов. Центры же затрат выделяются как отдельные цехи, включающие в себя основное и вспомогательное производство.

    Рассмотрим финансовую структуру управления компанией:

    Рисунок 4. Финансовая структура управления предприятием

    Самым максимально эффективным подходом считается ситуация, при которой финансовая структура управления, находящаяся на базе ЦО назначается для:

    • процесса бюджетирования;
    • учета по центрам финансовой ответственности;
    • мотивации сотрудников центров ответственности.

    Положение о бюджетной структуре

    Определение 1

    Структурирование генерального бюджета – это процесс закрепления статей за бюджетом и полномочиями их составления, а также контроль ответственных менеджеров.

    В создание структуры генерального бюджета входит работа по созданию классификаторов бюджета, бюджетных статей, которые необходимы организационным звеньям структуры управления компанией или финансовой структурой. Для этого необходимо использование методики матричных проекций. А также необходимо произвести детальную проработку взаимосвязи всех компонентов. В итоге всех этих операций формируется «Положение о бюджетной структуре» и положение о конкретных бюджетах.

    Замечание 1

    «Положение о бюджетной структуре» состоит из описания состава бюджетов, а также структур бюджетных статей. Данный документ распределяет статьи по бюджетам, регламентирует полномочия в сфере составления и исполнения бюджетов центрами финансовой ответственности.

    Положения конкретных бюджетов необходимы для детализации данных предыдущего положения и представления в систематизированной форме порядка формирования отдельного бюджета. В состав положений конкретных бюджетов входит определение целей и задач их формирования, таблицы закрепления статей бюджета за центрами финансовой отчетности, а также система контроля бюджетов.

    В состав бюджетного регламента входит:

    • изучение времени бюджетирования;
    • определение времени возможного изменения бюджета;
    • форма, применяемая к бюджетным таблицам;
    • система документооборота, необходимая для формирования конкретных бюджетов;
    • план документооборота, в котором указаны код и название документа, участники формирования документа, адреса, время сдачи документа.

    Рассмотрим систему формирования Положения о бюджетной структуре:

    Рисунок 5. Система формирования Положения о бюджетной структуре

    Положение о бюджете расходов и доходов

    Определение 2

    Положение о бюджете расходов и доходов – это документ, регламентирующий бюджетирование расходов и доходов.

    Рассмотрим две основные задачи Положения о бюджетах доходов и расходов:

    • основываясь на бюджетной политике компании, вести бюджетирование и анализ прибыли и убытков организации, при этом учитывать выбранный уровень детализации;
    • гарантировать наличие информационной поддержки управлению прибылью компании.
    • Центром консолидации осуществляется бюджетный контроль расходов и доходов компании. И здесь выделяется несколько основных направлений:
    • корректность заполнения форм бюджетов;
    • сумма расходов должна соответствовать плановому лимиту;
    • следование бюджетному регламенту.
    • Ответственное за бюджетирование лицо должно сдать в центр консолидации ряд согласованных форм бюджетов доходов и расходов. В свою очередь, в центре консолидации могут запросить вместе с представленными документами, дополнительную документацию, а именно:
    • данные аналитического характера, в которых отражена информация составления представленных документов;
    • обоснование отдельных сумм, указанных в представленных документах;
    • и все прочие документы, которые имеют отношение к бюджетированию расходов и доходов.
    Замечание 2

    Если компания не выполнила работу по доходной части бюджета, центр консолидации может уменьшить расходную часть. К такому заключению может прийти руководитель компании в рабочем порядке.

    В случае же наличия сверхплановых расходов руководитель компании принимает решение по каждому случаю факта сверхпланового расхода, опираясь на целесообразность этих расходов, а также принимает во внимание фат наличия текущих активов.

    Бюджетный регламент учитывает специфику направления деятельности компании в ведении бюджетов доходов и расходов периодом бюджетирования в 12 месяцев, что представляет собой четыре квартала.

    Результаты работы первого месяца первого квартала обозначают плановое значение работы третьего месяца первого и второго кварталов.

    Результаты работы второго месяца первого квартала влияют на помесячную разбивку и корректировку плановой информации второго квартала.

    Результаты работы третьего месяца первого квартала влияют на корректировку планов второго и третьего месяца второго квартала, а также на основе этих данных формируется график на третий квартал.

    Основа бюджетной политики предприятия состоит в выработке и закреплении стандартов создания показателей бюджетных статей, методов их оценки, а также способов фиксирования регламентов бюджетирования. Бюджетная политика компании очень напоминает форму учетной политики.

    Рассмотрим основные моменты, которые нашли отражение в бюджетной политике:

    • способы оценки и создания плановой себестоимости товара;
    • порядок калькулирования бюджетов расходов и доходов;
    • порядок, при котором видны дебиторская и кредиторская задолженность;
    • способы оценки и отражения имущества;
    • стандарты, которые помогают планировать выручку от продаж.

    Помимо этого бюджетная политика контролирует такие вопросы, как:

    • стандарты формирования бюджета;
    • защиту бюджетных статей;
    • правила, при которых можно сокращать или увеличивать бюджетные статьи;
    • координация исполнения бюджетов.

    Что такое внутрифирменные доходы

    Во время консолидации бюджетов часто происходят операции передачи внутрифирменных расходов и доходов. Таким образом, во время планирования работы компании и бухгалтерского учета, необходимо проконтролировать вопрос возникновения внутренних оборотов, что может привести к двойным счетам.

    Пример 2

    В качестве примера можно рассмотреть картину, которая случается практически в каждом промышленном предприятии. Ремонтно-механический цех осуществляет работу по ремонту и планово-предупредительному обслуживанию оборудования для цеха основного производства. В такой ситуации центр финансовой ответственности «Ремонтно-механический цех» должен учитывать расходы на оказание услуг в общем порядке. А центр финансовой ответственности «Основной цех» во время формирования бюджета указанного ЦО должен показать расходы по статье «Услуги вспомогательных подразделений», но обязательным условием является составление бюджета следующего уровня, к примеру, бюджет службы производства в общем, необходимо исключить из расчета.

    Рассредоточение функций

    Крупные компании во время формирования и контроля исполнения бюджетов создает бюджетный комитет.

    Определение 3

    Бюджетный комитет – это коллегиальная структура, состоящая из сотрудников всех центров ответственности, для работы которых формируются самостоятельные бюджеты.

    Помимо сотрудников всех центров ответственности, бюджетный комитет может включать в себя администрацию компании.

    Рассмотрим ключевые функции бюджетного комитета:

    • трансформировать стратегические бюджеты в операционные бюджеты;
    • утверждать операционные и финансовые бюджеты;
    • консолидировать операционные и финансовые бюджеты в генеральный бюджет;
    • рассматривать отчеты выполнения бюджетов;
    • анализировать причины отклонения от бюджетов;
    • решать конфликтные ситуации, которые возникают во время исполнения бюджета;
    • организовывать рабочие совещания.

    Помимо этого в поле деятельности бюджетного комитета входит рассмотрение вопросов распределения ответственности сотрудников в ситуациях, при которых определенная область может оказаться в сфере совместной ответственности, оценка нормативов, анализ корректности распределения общих затрат несколькими центрами ответственности, анализ корректности распределения общекорпоративных затрат в центрах прибыли, а также решение вопросов договорной трансфертной цены.

    Координатор бюджетного комитета отвечает за взаимодействие различных участников внутри бюджетного комитета.

    В завершении статьи предлагаем рассмотреть таблицу Дж. Шима и Дж. Сингела, которая помогает координировать работу по формированию и контролю бюджетов:

    Показатели Ответственное лицо Дата, указанная в плане Фактическая дата исполнителя
    Указать общие цели      
    Указать задачи отделов      

    Произвести оценку

     
    Потребностей в деньгах      
    Потребностей в сотрудниках      
    Объёмы продаж      
    Иное      


    Составить бюджеты
     
    Продаж      
    Производства      
    Основных материалов      
    Иное      
    Бюджеты движения денежных средств      
    Бюджеты капиталовложений      
    Бюджеты по НИОКР      
    Создать бюджеты отделов, а также консолидированный бюджет      
    Проверить бюджеты, а также внести правки      
    Подготовить периодические отчеты выполнения бюджета      
    Отметить отклонения планового и фактического показателей      
    Составить рекомендации по улучшению будущих бюджетов      

    Таблица 1. Координация работы по формированию и контролю бюджетов

    Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter
    Средняя оценка статьи
    4,7 из 5 (17 голосов)