Как орагнизовать документооборот на предприятии

Как орагнизовать документооборот на предприятии

    Сущность организации документооборота на предприятии

    Определение 1

    Документооборот – процесс движения документов с момента их формирования до передачи в архив или выхода во внешнюю среду. Порядок движение определен управленческим процессом в данной организации.

    Хоть документооборот вторичен, но он тоже регулируется, например, документом «3.1 Организация документооборота». Документооборот содержит:

    • формирование стандартов по документам;
    • формирование сводных схем;
    • формирование графиков документооборота, созданных по целевому признаку;
    • установление ответственности за формирование и передачу информации;
    • установление сроков хранения документов.

    Сама документация бывает:

    • входящая;
    • исходящая;
    • внутренняя.

    Вышеперечисленные категории определяют документопоток, направленность которого бывает трех видов:

    • вертикальная (движение осуществляется на разных уровнях);
    • горизонтальная (движение осуществляется на одном уровне);
    • смешанная (горизонтальная направленность + вертикальная).
    Определение 2

    Документопоток – сумма документаций одного типа или назначения, имеющие один маршрут движения.

    Характеристики документопотока:

    • содержание;
    • функциональная принадлежность;
    • структура;
    • режим/цикличность;
    • направление;
    • плотность.

    Как уже понятно, документация обрабатывается и движется. Рассмотрим этапы движения.

    Этапы движения

    Технологическая цепочка:

    • получение, первичная обработка документации;
    • предварительное рассмотрение, распределение документации;
    • регистрирование документации;
    • контроль над исполнением;
    • информационно-справочная работа;
    • формирование, согласование и оформление документации;
    • отправка или направление в дело.
    Вывод 1

    Таким образом, стандарты документов содержат форму и правила обработки и получения документации.

    Правила отвечают на вопросы:

    • Кто?
    • Куда?
    • Кому?
    • Какие сроки?
    • Кто отвечает за нарушение правил?
    • Каковы последствия нарушения?

    Сроки хранения некоторых первичных документов определены Перечнем типовых документов, образованные в работе предприятия, в которых указаны сроки хранения, утвержденные Росархивом 6.15.00 г. Сроки хранения разрабатываются хозяйствующим субъектом. В крупных предприятиях сроки хранения необходимы для контроля хозяйственной деятельности организации.

    Пример 1

    Завод, производящий белковую колбасную оболочку, пользуется различными внутренними журналами. В положении к регламенту указаны следующие журналы:

    • технологический;
    • учетный (предназначен для создания документации и отчетов);
    • учетный (предназначен для контроля);
    • эксплуатационный;
    • информация, предназначенная для стимулирования персонала;
    • журнал для «разбора полетов по технологии».

    На рисунках 1 и 2 показаны приложения к стандарту документооборота журналов.

    Рисунок 1. Журнал дезинфекции склада созревания бактерицидными лампами

    Рисунок 2. Журнал «Остатки вспомогательных материалов»

    Такие схемы есть в приложениях к инструкциям регламентации документооборота и в приложениях к должным инструкциям.

    Сущность графика документооборота

    Определение 3

    График документооборота – это таблица, которая содержит информацию о каждом документе:

    • название документации;
    • участники информационного потока;
    • сроки хранения (прием/сдача).

    Каждая организация самостоятельно создает форму графика. Организация может ориентироваться на стандарт, указанный в Приложение к Положению о документах и документообороте в бухучете, который утвержден Минфином СССР 29.07.83 г. №105, действующий документ. Пример графика документооборота представлен ниже.

    Рисунок 3. График документооборота

    Вывод

    При организации или совершенствовании документооборота организации необходимо учитывать структуру управления, взаимосвязь подразделений, взаимосвязь бизнес-процессов, взаимосвязь подсистем. Каждому аспекту предоставляется определенный вид документооборота:

    • бухгалтерский;
    • оперативно-технический;
    • организационно-распорядительный;
    • технический;
    • технологический;
    • и т.д.

    Естественно при документообороте возникают внутренние проблемы, проблемы с взаимосвязью, поэтому необходим регламент систем, подсистем.

    Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter
    Средняя оценка статьи
    4,5 из 5 (7 голосов)