Определение и суть функционально-стоимостного анализа

В социальном объекте такой вариант анализа выступает в качестве средства управления процессами, при помощи которого происходит измерение стоимости предоставления социальных услуг. Расчет может быть выполнен и в отношении функций, способствующих увеличению ценности услуги, и для вспомогательных функций, не оказывающих влияние на изменение этих ценностей. ФСА занимается исследованием разнообразных функций производства (функциональных отношений), с целью более точного понимания их удельного веса обеспечения услуг (временной и стоимостный), а также поиском направлений совершенствования процессов, которые образуются в организации, и увеличение их продуктивности.

Если говорить о классических, так называемых бюджетных подходах, то в своей деятельности кроме ресурсов вроде материалов, зарплат, аренды и др, они отталкиваются от стоимости ресурсов, которые были использованы. Себестоимость продукции и обслуживания клиентов при сложении, стоимость потребленных ресурсов разделяется четко на все эти объекты учета. Но рассчитать непосредственно траты на материалы и работу не составляет труда. Куда сложнее — разнести накладные затрат. Традиционный финансовый подход основан на использовании различных баз распределения — объема, маргинальной прибыли, площади и др. Использование пропорционального распределения затрат по отношению к любой из перечисленных выше баз довольно приблизительное, оно изменяет подлинную себестоимость объектов учета. Тем не менее, это простой и удобный метод вести управленческий, финансовый и бухгалтерский учет.

Самые точные схемы распределения накладных расходов разрабатываются на базе отображения функциональной деятельности организации.

Расчет происходит в отношении выполнения всех функций — это осуществляют на основании исследования ресурсов, которые эта функция расходует, а также на основе продолжительности ее выполнения. Дальше происходит определение вклада каждый конкретной функции в создание продукта или в обслуживание клиента. Эти данные необходимы для расчета себестоимости продуктов и оказания услуг пользователям.

Различия ФСА и традиционного подхода

В чем заключаются главные отличия традиционного подхода и ФСА?

Для традиционного подхода характерно:

• Потребление ресурсов;
• Количественные базы распределения затрат;
• Структурная ориентация.

ФСА отличается:

• Потреблением функций;
• Источниками издержек разных уровней;
• Ориентацией на процесс.

Традиционный учет имеет в виду, что объекты затрат используют ресурсы, а для ФСА характерно потребление объектами затрат функций.

Традиционные методы указывают на то, что ценами можно управлять. Однако на практике большинство менеджеров говорят об обратном.

Функционально-стоимостный анализ подразумевает, что управлять можно тем, что производится, а изменение цен является следствием. В этом преимущество подхода: он дает возможность более широкому диапазону мер, направленных на увеличение эффективности бизнеса. Систематическое исследование выполняемых функций выявляют как факторы, влияющие на повышение или снижение производительности, так и на обнаружение неправильного распределения ресурсов. Поэтому появляется возможность более рационального распределения мощности с целью снижения расходов и достижения более высокого уровня производительности в сравнении с традиционным способом.

Традиционный учет как база распределения затрат пользуется количественными показателями. ФСА использует источники издержек на различных уровнях.

С ростом накладных расходов возникают новые технологии, поэтому усложняется процесс распределения затрат на основе процентов от всех суммарных расходов. Использование традиционного подхода могут достигать ошибки в размере нескольких сотен процентов.

Расходы в ФСА распределяются на основании причинно-следственных связей между функциями и объектами затрат. Источники издержек фиксируют эти связи. На практике источники задержек существуют в виде нескольких уровней. Среди них:

• уровень единиц. Здесь представлены источники издержек для отдельной выпускаемой единицы продукции или услуги. К примеру, социальный работник за единицу времени оказывает какую-либо услугу. Поэтому рабочее время — это источник издержек для уровня единиц. Этот количественный показатель имеет сходство с базой распределения затрат, которая применяется в традиционных методах учета;
• уровень партий. Такие источники характеризуются связью не с единицами, а с партиями выпускаемой продукции или комплексом социальных услуг. Количественный показатель таких источников — количество партий;
• уровень продукта. В таком случае рассматриваются источники, которые относятся к выпуску отдельного вида продукции или социальной услуги, и это не зависит от количества выпускаемых единиц и партий. Как показатель может использоваться количество часов, нужных для разработки методики оказания социальной услуги. Большой показатель указывает на то, что на данный продукт распределяются большие затраты;
• традиционный учет ориентируется на структуру производства. В то же время ФСА ориентируется на процессы или функции.

Традиционные системы расчета затрат нацелены на организованную структуру, а не на уже существующий налаженный процесс. Поэтому они не могут дать ответ на вопрос «Что нужно делать» — они не имеют представления о процессе. У них есть информация о имеющихся ресурсах, которые нужны для выполнения работы.

Метод ФСА ориентирован на процессы, поэтому менеджеры могут точнее проводить соответствие между потребностями в ресурсах и доступными мощностями, повышая, таким образом, производительность.

Метод ФСА предполагает, что, в случае расчета стоимости товара, необходимо учитывать все функции, которые связаны с поддержкой производства и с доставкой товаров и услуг потребителю. Это полный цикл: производство, разработка технологии, логистика, распространение продукции, сервисное обслуживание, информационная поддержка, финансовая администрация и общее управление.

Использование метода ФСА удобнее всего рассматривать на конкретном примере одного из учреждений социальной защиты населения. Цель деятельности такого учреждения — оказание помощи в реализации законных прав и интересов, содействие в улучшении социального и материального положения, психологического статуса. Объект помощи — семьи и отдельные граждане, которые находятся в трудной жизненной ситуации.

Социальное учреждение организует различные мероприятия: социальные, оздоровительные, профилактические и другие. Таким образом осуществляются различные виды деятельности:

• мониторинг социальной и демографической ситуации, а также уровня социально-экономического благополучия граждан на территории обслуживания;
• определение с последующим дифференцированным учетом граждан, которым нужна социальная поддержка, определение форм помощи таким гражданам, периодическое предоставление такой помощи (постоянное, временное или разовое);
• оказание услуг с условием соблюдения принципов адресности, доступности, добровольности, гуманности, конфиденциальности и профилактической направленности. Это могут быть социальные, юридические, психологические, медицинские, консультативные, бытовые и другие услуги;
• социальная реабилитация инвалидов и детей-инвалидов;
• помощь женщинам и детям, пострадавшим от насилия в семье;
• работа, направленная на профилактику безнадзорности несовершеннолетних, защита их прав;
• привлечение государственных, негосударственных и муниципальных органов, учреждений и организаций, общественных и религиозных организаций и объединений к решению проблемы оказания соцподдеркжи населению и координация их деятельности по этому направлению. Среди таких организаций — организации здравоохранения, образования, миграции, ветеранов, инвалидов, ассоциаций многодетных и неполных семей, а также многие другие;
• введение в практику новых форм и методов социального обслуживания с учетом характера нуждаемости населения в социальной поддержке и местных социально-экономических условий;
• осуществление мероприятий, направленных на повышение профессионального уровня работников.

Источниками формирования имущества учреждения, которое рассматривается, могут выступать:

• средства областного бюджета;
• имущество, которое передано ему собственником или уполномоченным органом;
• добровольные пожертвования юридических и физических лиц, а также целевые поступления;
• доходы с разрешенной учредителями предпринимательской деятельности (сюда входят и доходы от оказания платных услуг);
• прочие доходы, которые можно получить в результате использования государственной собственности;
• другие источники, согласно законодательству и другим нормативным актам РФ.

Поэтому, учреждение, подверженное анализу, оказывает такие виды социальных услуг как:

• социально-бытовые (60%);
• социально-медицинские (20%);
• социально-психологические (5%);
• социально-педагогические (5%);
• социально-экономические (7%);
• социально-правовые (3%).

Ниже в таблице мы представим состав затрат на обеспечение текущей деятельности произвоства. Вот как будет выглядеть состав затрат соцучреждения за отчетный год:

Проведение ФСА основано на методологии функционального моделирования процессов, методике определения, классификации и идентификации процессов. Такое моделирование дает возможность получить концептуальные модели бизнес-процессов предприятия.

Перечислим основные функции, которые реализуются в исследуемом учреждении социальной защиты населения. Это:

Важно разделение функций на:

• производственные или основные. Они направлены на то, чтобы осуществлялась непосредственная «внешняя» деятельность соцучреждения;
• функции обеспечения или вспомогательные. Такие функции нацелена на удовлетворение потребностей «внутренних» потребителей — отделений и сотрудников;
• функции управления. Призваны обеспечить организацию взаимодействия между отделениями.

Обычно реализация функции происходит посредством одного или нескольких процессов. Технологический процесс выступает как оформленная в установленном виде и упорядоченная в пространстве и времени совокупность технологических операций (работ, обособленных действий). В результате таких работ появляется продукт или услуга, которая имеет потребительскую ценности для клиентов учреждения.

Так как любая операция связана с затратами рабочего времени сотрудника и использованием различных материальных и технических ресурсов, то функция при использовании этих затрат будет отличаться определенной стоимостью в денежном исчислении. В методике ФСА стоимость производственных затрат называют ресурсами. В соответствии со структурой технологического процесса стоимость переносится на себестоимость функций.

Разновидности расходов

Под ресурсами можно понимать заработную плату, расходы на объекты недвижимости, такие как аренда, ремонт, налоги на имущество, расходы на покупку и использование вычислительной техники и средств оргтехники, а также прочие затраты на охрану, транспорт и т. д.

Сп=ПР+КР+ОР

В этой формуле С_п выступает как планово-технологическая стоимость анализируемого процесса, ПР — прямые расходы, КР — косвенные расходы, а ОР — общеорганизационные расходы.

Что относят к прямым расходам на учетную операцию процесса:

• часть фонда оплаты труда всех сотрудников, зафиксированных в качестве возможных исполнителей этой операции;
• начисления, которые приходятся на эту часть фонда оплаты труда. Это может быть как налог на доходы физических лиц, так и отчисления во внебюджетные фонды;
• амортизация технического оснащения исполнителей операции. Речь идет только об оборудовании, закрепленном за конкретным сотрудником. Оно является непосредственным инструментом исполнения задач и операций в процессах. К примеру, таким средством выступает компьютер, а рабочее кресло уже нет.

Если говорить о косвенных расходах отделений, то это:

• фонд оплаты труда сотрудников, под которым имеют в виду административно-управленческий персонал. Такие сотрудники не фиксируются как возможные исполнители учетных технологических операций в процессе. Также это часть фонда оплаты труда сотрудников, участвующих в технологических операциях в процессах. Такая оплата приходится на их неформализованные задачи;
• сметные расходы отделения в разрезе их статей в случае, если такие расходы не являются общеорганизованными.

К общеорганизованным относятся расходы:

• которые связаны с арендой помещений, амортизацией и приобретением мебели, общеорганизованного программного и технического обеспечения;
• затраты содержания столовой, общих коммуникаций и средств связи, амбулаторий, ремонтных и строительных мероприятий и др;
• отделений, которые относятся к функциональной зоне «Управления». Это сметы, в том числе суммарный фонд материального вознаграждения и амортизация технического оснащения трудящихся.

Самый большой удельный вес в расходах социального учреждения, которое мы анализируем, занимают расходы, связанные с оплатой труда и начислениями на оплату труда. Поэтому ФСА лучше проводить в разрезе расходов на выполнение функции (или процесса) аналогичной статье сметы — стоимость ресурсов нужно принять как равную фонду заработной плате. В этом случае можно пренебречь косвенными и общеорганизационными расходами. В анализе будет применена функциональная модель, в которой расчеты будут базироваться на данных по фонду заработной платы одного из отделений.

В начале дадим описание механизмов переноса стоимости ресурсов на себестоимость функций. Обычно один продукт в своем осуществлении нуждается в ряде функций, которые выполняют разные сотрудники. Нужно принять такие допущения: постоянная часть фонда оплаты труда сотрудника за учетный период делится между задачами пропорционально их коэффициентам трудоемкости и сложности. Ранжирование задач происходит по значимости в объеме функциональной модели объекта.

Вот как будут выглядеть рассчитанные трудозатраты по функциям и стоимости:

Чтобы определить функции с наибольшим объемом затрат, нужно строить диаграмму Парето. Здесь функции находятся в порядке уменьшения стоимости.

Здесь можно выделить 3 группы функций:

1. Сплошной заливкой обозначается группа функций — их суммарная стоимость равна 55% от общей стоимости функций.
2. Диагональная штриховка обозначает 25% общей стоимости.
3. Горизонтальная штриховка указывает на 20% общей стоимости.

Анализ по сокращению стоимости функций процесса осуществляется прежде всего по функциям, которые попадают в первую группу. Дальше исследуют функции второй группы. Позже всего анализируют функции третьей группы.

Функциональностоимостный анализ дает возможность увидеть интересную картину в случае совмещения на одной диаграмме величин относительной значимости функций и затрат на осуществление этих функций.

Этот пример на методе ФСА помогает определять несбалансированность степени значимости функций и расходов на их исполнение. Неоправданными выглядят затраты на реализацию функции Ф2 — выявление граждан и семей, которым нужно социальное обслуживание, функции Ф13 — привлечение различных государственных, муниципальных и негосударственных структур для решения вопросов, связанных с оказанием социальной поддержки нуждающимся гражданами и семьям, функции Ф14 — связанные с подготовкой и проведением рабочих встреч, учебных семинаров, совещаний и сборов.

Вот как могут выглядеть показатели значимости функций и затрат, связанных с их реализацией:

​​​​​​​

Результатом этого является нехватка внимания функциям, которые имеют большее значение для эффективной организации главной деятельности отдела:

• Ф10 или оказание социально-правовых услуг;
• Ф7 или оказание социально-психологических услуг;
• Ф4 или определение конкретных видов и форм помощи нуждающимся в соответствии с их способностями в самообслуживании и состоянием здоровья;
• Ф9 или оказание социально-экономических услуг;
• Ф8 или оказание социально-педагогических услуг;
• Ф3 или дифференцированный учет лиц, которым нужно социальное обслуживание;
• Ф6 или оказание социально-медицинских услуг.

В результате проведения ФСА должно случиться сокращение затрат на единицу полезного эффекта, чего можно достичь посредством реализации некоторых вариаций вроде:

• сокращения затрат на осуществление второстепенных функций с параллельным повышением потребительских свойства предлагаемых услуг;
• повышение качества услуг с сохранением уровня затрат;
• сокращение затрат с сохранением уровня качества;
• снижение расходов с обоснованным снижением организационных параметров (до функционально нужного уровня).