Хозяйственные операции: график документирования и сроки хранения

Хозяйственные операции: график документирования

    Любые хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть оформлены документально надлежащим образом. Документы выполняют информационную функцию бухгалтерского учета.

    Определение 1

    Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) – материальный объект, являющийся носителем информации в зафиксированном виде.

    Из этого следует, что любая хозяйственная операция на производстве должна быть подкреплена документом, в качестве подтверждающего факта ее осуществления. Подобный механизм позволяет узаконивать любые производственные процессы. Документация и документооборот – это действенный способ актуализировать информацию, определяя точное время, место, объект учета и ответственных за операцию лиц.

    Документация и документооборот в бухучете

    Документация рассматривается как процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. Отражение этих механизмов может носить сплошной и непрерывный характер, что подразумевает документирование операций в процессе их совершения, либо сразу после их окончания. Следовательно, документацию можно считать одной из особенностей документооборота, где записи выполняются на основании первичных документов.

    Определение 2

    Документооборот – это порядок и путь движения документов по инстанциям, с момента их формирования до передачи в архив.

    Движение первичных документов регулирует график документооборота. Этот документ составляется бухгалтером и обязательно должен быть подтвержден соответствующей отметкой начальника предприятия. В нем отражается:

    • Назначение первичных документов.
    • Порядок их оформления.
    • Срок передачи в архив.

    Оформлять график можно в виде схем, непосредственно графиков или списка работ с обозначением исполнителей и сроков движения документов. В ходящие в график исполнители оповещаются о своих обязанностях посредствам выписки с подробным перечислением документов, которые попадают по сферу его деятельности и временные границы предоставления этих документов. Контролирующую функцию исполнения предписаний по документообороту выполняет главный бухгалтер организации.

    Первичные документы в документообороте

    Определение 3

    Первичный документ – это бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций и являющийся начальным подтверждением свершившегося факта.

    Первичный документ служит подтверждением юридической силы хозяйственной операции и устанавливает ответственность лиц, принимавших участие в ее осуществлении.

    Первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если соблюден строгий регламент их заполнения. Форма отчетных документов представлена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документа не предусмотрена альбомом, регламент его заполнения должен быть установлен предприятием.

    Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны включать в свое содержание следующие обязательные реквизиты:

    • Наименование документа.
    • Дата создания.
    • Наименование организации, составившей документ.
    • Содержание произведенной операции.
    • Измеритель операции в натуральном и денежном выражении.
    • Наименования должностей ответственных лиц.
    • Личные подписи должностных лиц.
    • Код формы.
    • Расшифровки подписей ответственных лиц.

    В случае, если первичный учетный документ составлен не по форме, отсутствует какой-либо из реквизитов, к организации могут быть применены санкции, поскольку подобное считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета.

    Исправления в первичных бухгалтерских документах допускаются только в том случае, если они не являются банковскими или кассовыми, т.е. не служат подтверждением операций носящих экономический характер. В текстовых и цифровых данных первичных данных не допускаются неоговоренные исправления и подчистки.

    Сроки хранения

    Еще один важный механизм документооборота – это организованное хранение первичных документов. Установлены регламентированные сроки нахождения документации в архиве, в зависимости от степени важности:

    • 3 года – инвентаризационная документация, акты проведения ревизий, бухгалтерские балансы, квартальные балансы.
    • 5 лет – первичные и учетные документы.
    • 10 лет – годовые балансы.
    • 75 лет – лицевые счета рабочих и служащих и т. д.

    Первичное наблюдение в документообороте

    Первичное наблюдение в документообороте – основа функционирования хозяйственного учета. Данный элемент делопроизводства охватывает следующие сферы бухгалтерии:

    • Оценку и критерии отбора фактов хозяйственной деятельности предприятия.
    • Однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в системе учета.
    • Совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной деятельности.
    • Способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для последующей работы над анализом.

    Исходя из результатов первичного наблюдения, приступают к составлению документов. Все текущие хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны проходить процедуру документального оформления оправдательно типа, которые являются основой первичной учетной информации, а, следовательно, и ведения бухгалтерского учета.

    Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter
    Средняя оценка статьи
    4,3 из 5 (5 голосов)