График и организация документооборота

Организация документооборота в бухгалтерском учете и ответственность за соблюдение обязанностей по его регулировке лежит на главном бухгалтере организации.

Особенности управления документооборотом

Система управления документооборотом в организации регулируется на основе определенной последовательности:

• Разработка положения о бухгалтерской службе.

• Формирование должностных инструкций для работников бухгалтерии и иных работников, связанных с понятием бухучет.

• Составление графика документооборота в организации.

• Разработка технологии обработки учетной информации.

• Подготовка номенклатуры дел и порядка системы хранения текущих документов.

Организацию документооборота также можно разделить на несколько ключевых этапов:

• Составление и оформление документов.

• Проверка документов.

• Обработка документации в бухгалтерии.

• Сдача бумаг в архив.

График документооборота

Весь процесс документооборота того или иного предприятия регулируется графиком.

Примерный график документооборота можно изучить далее:

На основании из графика документооборота строится вся работа бухгалтерских и смежных подразделений организации.

Этапы бухгалтерской проверки и обработки документов  

Среди всех существующих этапов проверка бумаг является наиболее важным. Все документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия, передаются в бухгалтерский отдел. Перед тем как быть внесенными в учетный регистр они проходят несколько шагов проверки.

1. Оценка документов с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций и их сумма. На данном этапе может использоваться техника встречной проверки документов.

2. Данный шаг обязует проанализировать бумаги на предмет формально грамотного составления. Изучается наличие необходимых реквизитов, правильность их заполнения, присутствие подписей должностных лиц, учувствовавших в совершении операции.

3. Группировка принятых и проверенных документов, арифметическая проверка, таксировка и кодировка.

Таким образом, документы проходят проверку по установленной форме, основаниям для записей в учетных регистрах, после чего подшиваются в соответствующие папки и используются в дальнейшем для всевозможных справок и проверок. Организация документооборота в бухгалтерии должна производиться согласно установленному государственному образцу.  

Обработка

После всех установленных проверок принятые документы проходят несколько способов обработки:

• Группировка.

• Арифметическая проверка.

• Таксировка.

• Котировка.

• Разноска.

• Гашение.

Если анализировать понятие «группировка» более глубоко, то можно дать ему следующее определение:

Цель группировки – вывести показатель сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за установленный отчетный период.

В свою очередь арифметическая проверка – это прием, который позволяет контролировать арифметические подсчеты, корректность отображения показателей количества и стоимости.

Таксировка – это, по большей мере, финансовый инструмент. Он позволяет выразить в денежном эквиваленте количественные сведения о проведенных хозяйственных операциях, содержащихся в документе. Для того чтобы проведение таксировки было доступным в документах должны быть проставлены цены с вычислением суммы. Следующий этап обработки – котировка. Это бухгалтерская запись в первично хозяйственном документе, а именно проставление корреспонденции счетов по отдельно взятой операции.

Такое понятие как разноска в делопроизводстве подразумевает запись данных бухгалтерских документов в соответствующие регистры бухучета.

Обработанные первичные документы обязаны иметь соответствующую пометку, сделанную бухгалтером от руки. Это может быть надпись или специальный штамп, который препятствует повторному использованию бумаг. Подобная отметка и будет являться гашением. Бумаги, которые носят экономический характер, т.е. приложения к приходным и расходным кассовым ордерам, документы – основа начисления заработной платы, получения материальных ценностей, в обязательном порядке должны подвергаться гашению штампом или записью от руки «получено» или «оплачено» с указанием точной даты.

После отражения данных обработанных документов на счетах бухгалтерского учета документы собираются в хронологическом порядке, подшиваются и передаются в архив. На папке указывается дата, номера документов, их количество и другие важные сведения. Все вложенные в папку документы должны иметь порядковую нумерацию.