Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.
Как осуществляется учет командировочных расходов
Содержание:
Служебная командировка — поездка на определенный срок, в которую направляется работник согласно распоряжения работодателя для выполнения служебных поручений вне основного места работы (статья 166 Трудового Кодекса РФ).
Основные нюансы командирования и учета командировочных расходов
Заработная плата по месту постоянной работы сохраняется за работником на протяжении всего срока командировки.
Место направления не имеет значения — работник может направляться как в другую организацию, так и в иное подразделение своего предприятия. Командировкой будет считаться направление в любое место, которое находится вне места постоянной работы сотрудника, если по условиям транспортного сообщения или типу выполняемых работ он не может каждый день возвращаться на место своего постоянного проживания.
В то же время служебными командировками не считаются поездки сотрудников, основная работа которых связана непосредственно с разъездами или перемещениями. Такой категории работников положены компенсации, но они устанавливаются в порядке, отличном от компенсаций за командировки служебного характера.
Отношения, которые устанавливаются между работодателем и командируемым сотрудником, нормируются трудовым законодательством и подпадают под ведение Правительства РФ, Министерства труда и социальной защиты.
Направление в командировку по службе имеет временный характер и определенный срок. На территории России этот срок не должен быть больше 40 дней (без включения времени нахождения в пути), за рубежом — 60 дней. Если работника требуется отправить в иную местность на больший срок, то это будет считаться временным переводом. На такой тип перевода в обязательном порядке должно присутствовать согласие самого работника.
Форма Т-9 (распоряжение работодателя о выезде в служебную командировку) обязательна для работника.
Отказ от направления должен быть подкреплен уважительными причинами, иначе он переходит в разряд дисциплинарных проступков, за что на работника накладывается дисциплинарное взыскание.
Какие расходы на отправление в служебную командировку компенсируются работнику
Сумма компенсационных выплат находится в зависимости от места командировки. По этому критерию командировки делятся на 2 типа (согласно законодательству РФ):
- в пределах РФ;
- за пределами РФ.
Согласно статье 168 Трудового Кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, работодатель в обязательном порядке должен компенсировать ему:
- расходы на проезд;
- расходы на проживание (найм жилого помещения);
- дополнительные расходы (суточные), связанные с нахождением вне постоянного места жительства;
- прочие расходы, которые были произведены с согласия работодателя.
Также, если работник направляется в зарубежную командировку, ему компенсируются:
- расходы на оформление визы, загранпаспорта и прочих документов для выезда;
- обязательные расходы на консульство и аэродром;
- сборы на право въезда/транзита автомобиля;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- прочие обязательные платежи/сборы.
Согласно статье 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, которые связаны с командировкой, и их размеры должны быть определены коллективным договором либо нормативным актом локального характера.
Как производится учет командировочных расходов
Время нахождения в командировке по факту определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма Т-10) о дате прибытия в место назначения и выбытия из него.
Дата выезда в командировку — это день отправления транспорта из места, где располагается постоянная работа командированного работника.
Дата приезда — день прихода транспорта в место основной работы командированного.
Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то за дату отъезда принимается текущее число, если после 24 часов — следующие сутки. Если место прибытия транспортного средства располагается за чертой города или иного населенного пункта, то в учет берется время, которое потребуется на проезд до пункта отбытия. Точно также определяется и время прибытия работника обратно в место постоянной работы.
Работнику, направленному в командировку, выделяется аванс в денежной форме в пределах сумм, которые полагаются на компенсацию его расходов. Для определения размера такого аванса желательно составлять смету на командировочные расходы. В ней отмечают место и срок командировки, стоимость проезда, размер суточных и расходы на проживание.
Выдача наличных средств под отчет производится только в случае получения отчета подотчетного лица в полной форме по уже полученному авансу. Передавать подотчетные деньги от одного лица другому запрещается.
Работник, вернувшийся из командировки, в обязательном порядке должен предоставить авансовый отчет об израсходованных в ней средствах и произвести по нему окончательный расчет в течение трех дней (не позднее!).
Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию, к нему прилагается командировочное удостоверение (должно быть обязательно оформлено в установленном порядке), документы о найме жилья и фактических расходах на проезд.
Кроме перечисленной выше документации, применяемой в организации для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, направляемыми в командировки, могут использоваться:
- приказ об установлении увеличенных норм расходов на командировку;
- гражданско-правовые договоры с лицами, командированными за счет проверяющей организации;
- контракты с иностранными партнерами;
- письма-приглашения.
Отчет должен утверждаться руководителем предприятия, после этого он уже является основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода (если таковой по нему имеется) или внесения неиспользованного аванса в кассу.
В бухучете все типы командировочных расходов для работников коммерческих организаций компенсируются им полностью согласно фактическим расходам при наличии подтверждающих документов.
Навигация по статьям