Кассовые операции: порядок ведения и учет

01.01.2012 года в силу вступило Положение о порядке ведения кассовых операций в РФ, которое отменило старый порядок, действовавший с 1993 года.

Основные правила оборудования и использования кассы организации

Денежные средства организаций располагаются в кассе. Они могут иметь вид наличности, денежных документов на банковских счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, открытых счетах (особых) и тому подобном.

Основные задачи бухучета заключаются в:

• полном, своевременном и точном учете денежных средств, а также операций, связанных с их перемещением;
• контроле за наличием, сохранностью и целевым использованием денег и денежных документов;
• выявлении направлений более рационального использования имеющихся денежных средств;
• контроле за точным соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Правила хранения и расходования денежных средств, размещенных в кассе, прописаны в Положении №373-П от 12.10.2011 года о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, которые были утверждены ЦБ РФ на территории РФ. Согласно ему организации должны обязательно хранить свободные денежные средства в банковских учреждениях независимо от сферы своей деятельности и организационно-правовых форм.

Порядок пользования кассой организации согласно новым правилам

Организации как правило используют банки для расчетов по обязательствам с другими организациями по безналичному расчету. Также они могут использовать и другие формы безналичного расчета, которые установлены Центробанком РФ и не противоречат законодательству Российской Федерации. Однако расчеты наличными посредством выдачи из кассы по-прежнему производятся организациями в ряде случаев.

Чтобы производить денежные расчеты посредством наличных средств любая организация должна иметь в наличии кассу и вести по установленной форме кассовую книгу.

Полученные в банке наличные средства должны расходоваться предприятием на цели, прописанные в чеке.

Ведением кассовых операций занимается кассир. На него возложена полная материальная ответственность за сохранность принятых денежных средств (ценностей). Организация заключает письменный договор о полной материальной ответственности с работниками в возрасте старше 18 лет, которые напрямую связаны с такими функциями, как хранение, отпуск, обработка, продажа, перевозка и применение в производственных целях переданных под их ответственность ценностей.

Согласно правилам прежнего порядка ведения кассовых операций руководители предприятий должны были размещать кассу в изолированном помещении, которое предназначалось для приема, выдачи и хранения в течение какого-то времени наличных денежных средств. Помимо этого организация должна была обеспечить их сохранность в кассе и при доставке из банка, а также при сдаче в банк. Вся наличность и денежные документы в обязательном порядке должны были размещаться на хранение в шкафах из несгораемого металла, которые после окончания рабочего дня нужно было закрывать на ключ и опечатывать печатью, находящейся в распоряжении кассира. Один набор ключей хранился у кассира, второй — у руководителя предприятия в сейфе. Посторонние лица не допускались в помещение кассы в строгом порядке. Кроме кассира в него могли входить  только руководитель организации и главный бухгалтер преимущественно для проверки кассы.

Новое положение не содержит требований, которые предписывают оборудование особой кассовой комнаты. Все мероприятия, которые должны обеспечить сохранность денежных средств в процессе ведения кассовых операций, хранения и транспортировки, а также порядок проверок фактического наличия денег определяются непосредственно юрлицом или ИП.

Ответственность за нарушение правил кассового лимита

Величина лимита остаточных наличных денег в кассе определяется спецификой деятельности предприятия и объема ее ежедневной кассовой выручки. Превысить установленный лимит можно лишь в течение 5 дней в период выдачи заработной платы, а также пособий, пенсий, премий или стипендий. Всю наличность, которая превышает лимит, организация обязана сдать в банк на свой расчетный счет. Допускается превышение кассового лимита в нерабочие дни (включая выходные и праздники), если организация в эти дни работает (чаще всего это касается торговых или снабженческо-сбытовых компаний). Величина лимита должна быть прописана в приказе руководителя предприятия.

Если меры по установлению лимита остатка денежных средств не были приняты, то такой лимит признается нулевым, а наличность, не сданная в срок в банк — сверхлимитной.

Превышение лимита денежных средств в кассе карается наложением административных штрафов (согласно ст. 15.1 КоАП РФ). Должностные лица обычно обязаны оплатить штраф в размере 4-5 тысяч рублей, а юрлица — 40-50 тысяч рублей.

В процессе проведения наличных расчетов, которые связаны с продажей товаров частным и юридическим лицам прием наличности в кассу должен осуществляться при помощи контрольно-кассовой техники в обязательном порядке.

Организации обязаны соблюдать предельный размер расчетов наличными денежными средствами, установленный в РФ, между юрлицами по одной сделке при проведении расчетов с поставщиками и покупателями.

Согласно указанию ЦБ РФ № 1843-У (выпущенного 20.06.2007 года) расчеты наличностью между юрлицами, а также между юридическим лицом и частным, которое занимается предпринимательской деятельностью без образования юрлица или между индивидуальными предпринимателями, которые связаны с выполняемой ими предпринимательской деятельностью в рамках одного договора (который был заключен между указанными участниками) могут быть произведены в размере не более 100 тысяч рублей.

В прошлом Центробанк РФ обязывал обслуживающие банки проверять организации на правильность ведения кассовых операций не реже раза в течение пары лет. Результаты проверок подтверждались справкой, составленной по форме №0408026 (приложение №8 к Положению №14-П о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, которое было утверждено Центробанком РФ 05.01.1998 года).

Учет кассовых операций с 2012 года в организациях проверяется налоговыми органами на правильность ведения.